В инфобизнесе, где основной продукт - знания, курсы и контент, люди - это главный актив. Но как только вы начинаете нанимать преподавателей, копирайтеров, модераторов или видеомонтажеров, сразу возникает вопрос: фрилансер, ГПХ или штат? На первый взгляд, фриланс кажется дешевле и проще. Но за этой простотой скрываются риски, которые могут стоить вам сотни тысяч рублей, судебных разбирательств и репутационного ущерба. В 2025 году ФНС и Роструд активно проверяют компании, которые используют договоры ГПХ вместо трудовых. И если вы не знаете, где грань между подрядом и трудовыми отношениями, вы уже в зоне риска.

Что на самом деле делает ГПХ опасным

Многие считают, что если договор подписан как «Гражданско-правовой», то и отношения - гражданские. Это заблуждение. Суды и инспекции смотрят не на название договора, а на то, как человек на самом деле работает. Если фрилансер приходит на ежедневные встречи, выполняет задания по расписанию, получает инструкции от менеджера, использует фирменные шаблоны и отчитывается через внутреннюю систему - это трудовые отношения. Даже если он работает из дома и не имеет табельного номера.

В 2023 году 67% проверок ФНС выявили именно такие нарушения. Компании платили до 240 тысяч рублей штрафов и доначислений на одного фрилансера. Почему? Потому что при переквалификации ГПХ в трудовой договор вы обязаны заплатить НДФЛ (13-15%), страховые взносы (30% от выплаты) и штрафы до 20% от неуплаченных сумм. Это не просто «доплатить» - это может разорить маленький онлайн-школу.

Еще один подводный камень - отсутствие актов выполненных работ. В 2023 году 58% компаний в инфобизнесе вообще не оформляли акты. А без акта вы не можете списать расходы на налогах. То есть вы заплатили фрилансеру, но налоговая не признает это затратой. Вы платите налоги с дохода, который не был «затрачен» - это как платить за еду, которую не могли съесть.

Фрилансер или самозанятый - разница, которую игнорируют 92% компаний

Многие думают, что «фрилансер» = «ИП» или «самозанятый». Это не так. Самозанятый - это гражданин, зарегистрированный в ФНС как таковой, платящий 4-6% с дохода. ИП - юридическое лицо с упрощенной системой налогообложения. И оба могут работать по ГПХ. Но вот в чем подвох: если вы платите ИП, с 1 января 2025 года вы обязаны удерживать НДФЛ. Раньше ИП платили налоги сами. Теперь - вы. Если вы не включили это в договор, ФНС может доначислить налоги, пени и штрафы.

А еще: 92% компаний не проверяют статус самозанятого в реестре ФНС перед выплатой. Вы платите человеку, который, как оказалось, не зарегистрирован как самозанятый. Это означает, что вы платите «нелегалу». И если ФНС это выяснит - вы не просто потеряете расходы, но и получите штраф за уклонение от удержания НДФЛ. Проверить статус можно бесплатно через сайт ФНС или приложение «Мой налог». Это 2 минуты. Но они экономят сотни тысяч.

Почему договоры ГПХ в инфобизнесе часто не работают

В инфобизнесе работа - это не просто «сделать видео». Это - создать курс, который продастся. Это требует координации, обратной связи, редактирования, внесения правок. Но 89% договоров ГПХ не содержат четкого пункта: «Заказчик имеет право потребовать исправления работы в течение 14 дней». А по статье 723 ГК РФ, если такого пункта нет - вы не можете удержать оплату за брак. Фрилансер сдал видео с ошибками, вы его оплатили, а потом поняли, что курс не продается. Вы не можете ничего сделать. Потому что договор не защищает вас.

Еще одна типичная ошибка - размытые ТЗ. 68% конфликтов с фрилансерами возникают из-за того, что «они не поняли, что я им хотел». Вместо «сделать видео 10 минут» пишите: «Видео 10 минут, в стиле лекции, с субтитрами, без пауз дольше 2 секунд, с логотипом в первых 5 секундах, с использованием шрифта Open Sans, в формате MP4 1080p». Четкость - ваш щит.

И еще: 68% компаний используют системы вроде TimeDoctor или Hubstaff для контроля времени фрилансеров. Но если вы собираете биометрические данные (скриншоты экрана, геолокацию, активность мыши) - это обработка персональных данных по 152-ФЗ. А для этого нужно письменное согласие. Без него - штраф до 75 миллионов рублей. Да, вы не шутите. Это не гипотетический риск. Роскомнадзор уже выписывал такие штрафы в 2024 году.

Штат - это дорого, но безопасно

Да, оформить человека в штат дороже. Средние затраты - 45 тысяч рублей в месяц на одного сотрудника (включая зарплату, налоги, страховку, отпускные). Для ГПХ - 19 тысяч. Разница в 2.3 раза. Но штат - это стабильность. Вы не рискуете переквалификацией. Вы не теряете расходы из-за отсутствия актов. Вы не платите штрафы за нарушение 152-ФЗ. И вы можете включить сотрудника в корпоративную культуру - он будет вкладываться в ваш бренд, а не просто сдавать работу.

Специалисты рекомендуют гибридную модель: 60% штатных сотрудников - для ключевых процессов (разработка курса, управление, продажи), 40% - фрилансеры (видео, дизайн, модерация). Это снижает риски переквалификации на 90%. Почему? Потому что фрилансеры работают не с вами как с работодателем, а как с клиентом. Они не входят в вашу внутреннюю структуру. Они не получают ежедневные инструкции. Они не работают по вашему графику. Они сдают результат - и всё.

Как не попасть в ловушку: чек-лист на 2025 год

Если вы используете ГПХ - вот что должно быть в каждом договоре:

• Четкий перечень результатов (не «помочь с курсом», а «создать 5 видеолекций по 12 минут, с субтитрами, в формате MP4»)
• Сроки сдачи каждого этапа
• Право заказчика требовать исправлений в течение 14 дней
• Пункт о том, что фрилансер не подчиняется внутренним правилам компании
• Запрет на использование фирменной атрибутики (униформа, логотипы, внутренние системы)
• Указание, что фрилансер работает с несколькими клиентами (это доказывает независимость)
• Пункт о блокировке 50% оплаты на escrow-счете до подписания акта
• Письменное согласие на обработку персональных данных, если вы используете системы контроля
• Проверка статуса фрилансера в реестре ФНС перед выплатой

Не хватает даже одного пункта - и вы рискуете. ФНС в письме от сентября 2024 года прямо сказала: если в договоре ГПХ не указан срок выполнения работ - инспекция вправе доначислить НДС по ставке 20%.

Что делать прямо сейчас

1. Проверьте все действующие договоры ГПХ. Найдите те, где нет актов, нет четких ТЗ, нет указания на независимость. Замените их.

2. Перейдите на платформы. FL.ru, SberPerсонал, Контур.Договор - они автоматически формируют договоры с учетом последних требований ФНС. Стоимость от 12 500 рублей в месяц. Это дешевле, чем один штраф.

3. Обучите HR-отдел. Курс «ГПХ без рисков» от Академии налогов и сборов сократил ошибки у участников в 4.7 раза. Это не «можно попробовать» - это необходимость.

4. Внедрите автоматизацию. Пилотный проект Сбера с AI-аудитом договоров сократил риски на 65%. Вы не обязаны использовать Сбер. Но вы обязаны использовать хотя бы систему, которая проверяет договор на 200+ параметров: наличие сроков, отсутствие контроля графика, наличие актов.

5. Сделайте ревизию. Посчитайте, сколько человек у вас работает по ГПХ больше 6 месяцев. Если больше 3 - вы уже в зоне риска. Переведите их в штат. Или переведите на аутсорсинг через другую компанию (например, агентство).

Что будет, если ничего не менять

С июля 2025 года ФНС запустит систему «Платон» - она будет автоматически анализировать все выплаты фрилансерам. Если система увидит: вы платите одному человеку ежемесячно, он работает 8 часов в день, отчитывается через вашу систему, использует ваш шаблон - она автоматически направит запрос в Роструд. И вы получите проверку. Без предупреждения. Без возможности объясниться.

Компании, которые игнорируют эти риски, уже теряют. Одна онлайн-школа в Казани потеряла 1,2 миллиона рублей после проверки: 800 тысяч - доначисления налогов, 400 тысяч - штрафы. Другая - потеряла клиентов на 35% после публикации в СМИ о судебном иске. Репутация - это то, что нельзя купить обратно.

Инфобизнес - это не про то, как быстро собрать курс. Это про то, как построить устойчивую, законную, защищенную систему. Фриланс - это инструмент. Не замена штата. ГПХ - это не способ сэкономить. Это сложный инструмент, который требует знаний. И если вы не знаете, как им пользоваться - лучше не использовать.